審査業務にまつわるやり取りを毎日数十通ものメールで行う煩雑さから開放されるべく、今春より作業フローをシステム化。また、審査そのものの効率化も考え「パートナー・広告出稿先サイトチェック」を導入された株式会社ファンコミュニケーションズ様に、それまでに抱えていた課題や導入の経緯などを語っていただきました。
導入の背景
案件やメールの数が膨大になり、作業フローの見直しを迫られていた
弊社はアフィリエイトサービスプロバイダとして、様々なインターネット広告及びWEBサイトを扱っています。私たちが所属する審査課では、審査と与信という二つの業務を担っています。営業からサイト審査のリクエストがくるので、それに対応していくという作業ですね。しかし、約150名の営業担当に対して、メインで審査を行うのは私も含めた3名のみになります。ありがたいことに、扱う案件も近年急増し、月間で1000件以上見なければならないとなったとき、どうしても人為的なミスが起こりやすい状況になってしまい、作業フローの見直しを迫られたのです。
そこでまず、イー・ガーディアンさんには、この審査業務の効率化を図るために分かりやすくシステム化できないかとご相談させていただきました。もともと審査のアウトソースのご提案をいただいたことがあり、対応の良さや審査の精度の高さは把握していました。お話をしてから、システム導入に至るまでは早かったですね。最初にヒアリングしていただいて、二度目に来ていただいたときには、ほぼ希望通りのシステムにできあがっていて驚きました。その後、弊社で提供しているサービス「A8.net」で、実際に広告を掲載している広告主側のサイトのチェックもお願いするようになりました。
迫田様
システム化の効果は歴然。天と地ほどの差があります
鈴木様
システム化する前は、営業からのリクエストも、それに対する我々の返信も全てメールでやり取りをしていました。当時は審査以外の内容も合わせ毎日約100通以上のメールに目を通さなければなりませんでした。そうなると、各案件の状況を、各自が未読・既読で振り分けるなど、人の手を介在させた方法でしか管理できなかったのです。
そこで、今まではメールで処理をしていた審査業務を、全てWEB上で処理する形のシステムを開発していただきました。開発にあたり、こちらが一番望んでいたのは、対応すべき案件と対応済みのものとの棲み分けでした。今回のシステム導入にあたり、営業からのリクエストは「審査依頼」、私たちから営業への返信は「確認依頼」という2パターンに統一することができました。それによって、今まで苦労していた確認すべき案件を判別する時間が、劇的に短縮できましたね。自動で選別できるようになったのが、一番の効率化かもしれません。
その上、他者が対応した案件も全員で共有できるようになったので、二重で処理をしてしまうということも無くなりました。他にも検索機能にもすぐれていたり、容量の大きい資料も添付できたりと、今までと比べると天と地の差と言えるくらい作業がスムーズになりました。もちろん、案件ごとにやり取りの履歴が保存されているので、営業も審査課も、それぞれが過去のやり取りが確認しやすくなったと思います。システムは5月に導入したばかりですが、ほぼ1日中このシステムに触れていると言っても過言ではないほどフル活用していますね。
サイト審査の精度の高さにも驚かされました
イー・ガーディアンさんにもう一つお願いしている「パートナー・広告出稿先サイトチェック」は、もともと他社さんに一括でお願いしている業務でした。現在動いているプログラムが万単位であるのですが、それを今までは半年かけて審査してもらっていました。しかし、それではどうしてもスパンが長く、回答の情報が古くなってしまうという悩みがあり、イー・ガーディアンさんにもお願いすることになりました。
審査をお願いしたいデータをこちらからイー・ガーディアンさんのスタッフさんへお渡しし、各サイトの良し悪しを判断した上でお戻しいただくという内容です。導入前にサンプルもチェックももらっていたので安心して導入できましたね。
イー・ガーディアンさんの精度の高さはもともと伺っていましたが、それでもやはり驚かされました。一つ一つのサイトをきちんと見てくださっていて、例えば「薬機法（旧 薬事法）の観点から、これはNGになります」「特商法ではこれは使えません」と、しっかりジャッジしていただけました。単に回答をいただくだけでなく、その回答を参考に私たちも「こういう見方があるのか」と学んでいけたら良いですね。システムの開発も含め、今は本当に助かっていますという言葉に尽きます。時間のロスも大幅に解消されたので、今後は私たち自身がどれだけ活用していけるのか楽しみですね。
